HR snack - praktiska tips inom HR , ledarskap och personalfrågor

Det är svårt att prestera om man inte vet vad som förväntas i en roll. Hur vet man om det man gör är bra, tillräckligt, briljant eller helt fel?  Och som chef, hur ger du feedback eller korrigerar något som aldrig varit tydligt eller uttalat?

Här blir rollbeskrivningen ett viktigt verktyg. Inte som en stel lista på ansvar, utan som ett sätt att skapa tydlighet och mening. En bra rollbeskrivning:

• beskriver vad rollen bidrar med till helheten 
• tydliggöra mandat och förväntningar
• klargöra vilka beslut som kan tas självständigt och vilka som kräver samråd

När människor vet vad som är deras ansvar frigörs intiativkraft. Tydliga roller skapar trygghet, bättre dialog och starkare prestation både för chefer och medarbetare.

Precis som i en teaterföreställning: den blir så mycket bättre när alla har en tydlig roll. Om alla tar samma roll blir det en platt föreställning.

Skapar lönesamtal och lönerevision en jobbig känsla för dig som lönesättande chef, eller ser du det som en möjlighet? Vår erfarenhet är att många känner både osäkerhet och stress inför processen.

Precis som i mycket annat är tydlighet avgörande för en lyckad löneprocess. När mål, lönekriterier och värderingar är väl förankrade i verksamheten blir det enklare att prata om prestation, utveckling och förväntningar. Vad ska vi åstadkomma tillsammans och vilka beteenden vill vi uppmuntra i vardagen? När detta är tydligt kan lönen användas som det styrmedel den faktiskt är.

Minst lika viktigt är det som sker mellan lönerevisionerna. Med regelbunden dialog, löpande uppföljning och ärlig återkoppling under året slipper både du och dina medarbetare obehagliga överraskningar. I stället blir lönesamtalet ett tillfälle att stanna upp, bekräfta, utveckla och rikta blicken framåt.

Försök att se lönerevisionen som en naturlig del av ditt ledarskap, inte som en börda. När du investerar i relationen och kommunikationen över tid blir processen tryggare, tydligare och mer värdeskapande för alla.

Misstänker du att en medarbetare har problem med alkohol eller droger? 
Det är aldrig lätt att ta upp och det är helt naturligt att känna osäkerhet eller tvekan. Många väntar lite för länge, ofta av omtanke eller rädsla för att ha fel. Men att vänta och inte agera hjälper ingen, varken medarbetaren, teamet eller arbetsmiljön. 

Var uppmärksam på tidiga signaler:

• upprepad frånvaro
• ojämn eller försämrad arbetsprestation
• fler misstag än vanligt
• irritation, rastlöshet eller nedstämdhet
• socialt tillbakadragande
• kommer sent, går tidigt eller tar längre pauser

Ser du flera signaler över tid då är det dags att ta ett samtal.

Några saker som kan vara bra att tänka på:

• Förbered dig. Sammanställ fakta, håll dig till det du ser, inte vad du misstänker och var beredd på starka känslor eller motstånd. 
• Utgå från omtanke och respekt. Målet är att hjälpa, inte att döma. 
• Var konkret. Beskriv beteenden, inte antagande.
• Följ er policy. Finns alkohol- och drogpolicy kan provtagning via företagshälsovård vara aktuellt. 
• Dokumentera och följ upp. Det räcker sällan med ett samtal, det är en process. 

Om problem bekräftas har du som arbetsgivare ansvar för behandling, rehabiliteringsplan och uppföljning tillsammans med medarbetaren och relevanta stödresurser. 💡 Kom ihåg: de flesta med beroendeproblematik är helt vanliga personer med jobb, familj och fungerande vardag. Att titta åt andra hållet kan kännas snällt i stunden, men det hjälper ingen. Att agera är omtanke på riktigt! 

Klarar sig ditt team även när du inte är på plats?
En fråga som är lika relevant att ställa sig en vanlig tisdag som under sportlovet. Om svaret är nej kan det vara dags att stärka självledarskapet i teamet. 

Här är några nycklar:

• Släpp kontrollen och lita på att medarbetarna vet vad som skall göras.
• Ställ frågor istället för att ge svar, det får dem att tänka själva.
• Uppmuntra mod och lärande, misstag är en naturlig del av utvecklingen. 
• Ge tid för reflektion, lärandet sker när vi stannar upp.

Kom ihåg att självledarskap bygger på kunskap och tryggheter. Nya medarbetare behöver tydliga ramar och stöd innan de kan bli fullt självständiga. 
 
När du ger förtroende växer både engagemanget och dina medarbetare, och du kan faktiskt vara ledig på riktigt. Det är ett tecken på sunt ledarskap.

Precis som zebror har unika ränder bär vi människor med oss olika perspektiv. Det är ofta där styrkan finns, men också där det kan skava.

Hamnar du ofta i situationer där medarbetare ber dig ge feedback åt andra eller lösa deras konflikter? Det är vanligt, men du behöver inte bli budbärare.
Nyckeln är att främja dialog och ansvarstagande, inte att själv bli problemlösaren.

Här är några saker som kan hjälpa dig på vägen:

• Bryt mönstret och undvik att agera mellanhand.
• Agera tidigt. Små saker som skaver har en tendens att växa. 
• Ställ öppna frågor till den som ber om hjälp.
• Lyssna, men ta inte ställning.
• Stötta medarbetaren i att själv ta dialogen.

I vissa situationer behöver du vara med i samtalet. Då är din roll att skapa trygghet och vara objektiv. Låt båda parter beskriva sin bild, identifiera vad som ligger bakom konflikten och fokusera på lösningen, inte skulden.

Avsluta med tydliga nästa steg, ansvar och förväntningar.
Olikheter är inte problemet. Hur vi hanterar dem är avgörande.